Conseil d'utilisation
📱

Tourne ton iPad en paysage

Qualiopilot Pro est conçu pour le mode paysage. Place ton appareil horizontalement pour profiter de toute la largeur de l'app.

Tableau de bord
📅 Année
Revenus mensuels (année en cours)
Formations
Revenus par trimestre
Formations
T1T2T3T4
Derniers devis
Factures en attente
📋 Devis
N°ClientObjetDateMontant TTCStatutActions
🧾 Factures
N°ClientObjetDateÉchéanceMontant TTCStatutActions
👥 Clients
Nom / Raison socialeEmailTéléphoneVilleSIRETActions
🏭 Fournisseurs
Nom / Raison socialeEmailTéléphoneVilleSIRETDépenses annéeActions
👨‍🏫 Formateurs intervenants

Annuaire de tes formateurs sous-traitants ou intervenants. Stocke leurs coordonnées, spécialités, statut juridique, tarifs, et leurs documents (CV, contrat, factures).

Nom / Prénom Spécialités Statut Email / Tel TJM Documents Statut Actions
🎓 Apprenants
NomPrénomPoste / FonctionEmailTelClient / EntrepriseActions
📝 Émargements digitaux
RéfDevisClientDateDemi-journée StagiairesStatutActions

💡 Workflow : 1) Crée une nouvelle session (depuis un devis, choisis la demi-journée). 2) Clique 📲 Préparer pour iPhone : un fichier .html est téléchargé. 3) AirDrop ce fichier vers ton iPhone, ouvre-le en Safari. 4) Fais signer chaque stagiaire au doigt. 5) En fin de session, le téléphone produit un .json avec toutes les signatures que tu re-AirDroppes vers le Mac. 6) Clique 📥 Importer sur le Mac : le PDF d'émargement est généré et attaché au dossier client.

📋 Questionnaires Google Forms
💡 Workflow :
1️⃣ Tu crées tes questionnaires dans Google Forms (mode Quiz activé pour le scoring automatique).
2️⃣ Tu les enregistres ici avec leur URL Forms + URL Sheets.
3️⃣ En formation, clique 📲 QR plein écran → les stagiaires scannent avec leur téléphone et remplissent.
4️⃣ Après la session, ouvre la Sheets (bouton 📊 Sheets) → menu Fichier → Télécharger → Valeurs séparées par des virgules (.csv).
5️⃣ Clique 📥 Importer CSV sur le questionnaire → choisis le client et le devis associés → glisse le fichier .csv → Phil-Good génère un PDF de synthèse archivé dans le dossier client.
TitreTypeFormation associée ImportsActions
📊 Résultats importés
Date importQuestionnaireClient / Formation RépondantsScore moyenActions
📦 Articles / Prestations
Désignation Catégorie / OPCO Prix HT TVA Prix TTC Actions

📡 Veille métier — actualités HCR & formation

Articles récupérés depuis les flux RSS de sites professionnels. Jamais mis à jour
⏱ Période :
Aucun article. Clique sur 🔄 Mettre à jour pour récupérer les dernières actualités.
📋 Liste agenda
🗓️ Calendrier
✅ Faits / archivés

Événements marqués comme « ✓ Fait ». Conservés 6 mois puis archivés automatiquement.

⚡ Facturation électronique
⚠️ Réforme facturation électronique : à partir du 1er sept. 2026 tu dois pouvoir recevoir des factures électroniques (via une PDP). À partir du 1er sept. 2027 tu dois aussi émettre au format électronique. Les auto-entrepreneurs en franchise TVA sont concernés — la DGFiP l'a confirmé. Ce module te permet de générer du Factur-X conforme dès maintenant.
Exporter
Importer / Recevoir
📜 Factur-X EN 16931 — conforme à la réforme 2026/2027
Génère un PDF avec XML CII embarqué conforme à la norme européenne EN 16931. Ce format est accepté par toutes les PDP agréées par la DGFiP (Pennylane, Sage, Cegid, Tiime, etc.).
⚠ Rappel : émettre une facture électronique conformément à la réforme nécessite de la transmettre via une PDP. Le Factur-X généré ici est prêt à être déposé sur ta PDP, mais Phil-Good ne le transmet pas tout seul.
📥 Recevoir une facture Factur-X
Importe un PDF reçu d'un fournisseur au format Factur-X (PDF avec XML CII embarqué). Phil-Good extrait automatiquement le XML, identifie le fournisseur (le crée s'il est nouveau) et crée la facture dans 📥 Fournisseurs.
Compatible avec tous les Factur-X conformes EN 16931 / Comfort / Basic / Minimum.
Le PDF doit contenir une pièce jointe factur-x.xml. Sinon utilise l'import JSON ci-dessous.
Sinon, format JSON propriétaire (pour échange avec un autre Phil-Good ou ton comptable) :
⚙️ Paramètres
🏢 Coordonnées de l'entreprise
🏢 N° de SIRET (multi-établissements)

Tu exerces plusieurs activités sous le même SIREN avec des SIRET différents (ex : 8559A Formation + 7022Z Conseil). Le SIREN, le SIRET, le code APE et la date d'immatriculation sont automatiquement déduits du SIRET marqué d'une ★. Chaque article peut être rattaché à un SIRET ; le bon numéro apparaîtra automatiquement sur les devis et factures.

💡 Sélectionne le radio ★ sur l'établissement principal puis clique sur Enregistrer les SIRET — la barre latérale se met à jour immédiatement.

💼 Taux de cotisation auto-entrepreneur (formation pro / BNC)
💡 Le cumul est le pourcentage soustrait du CA brut sur le tableau de bord pour calculer le CA net après cotisations. Il est recalculé automatiquement quand tu modifies l'un des 3 taux.
📏 Seuils par client / OF (volume d'engagement)
Définis ici la limite maximale d'engagement par client/OF — typiquement imposée par les contrats des OFs (ex : « pas plus de 60 % de ton activité pour nous »). Tu choisis l'unité de mesure et les seuils d'alerte. Le compteur du tableau de bord utilisera ces valeurs.
⚖️ Rappel légal : la règle du formateur occasionnel impose 30 jours minimum par an et par OF pour rester auto-entrepreneur. En dessous, l'OF doit te salarier (vacataire URSSAF).
💡 Exemples : si tu choisis % du CA avec alerte 60 et critique 80, un client qui représente plus de 60 % de ton CA annuel passe en orange, plus de 80 % en rouge. Si tu choisis Jours / an avec alerte 25 et critique 30, un OF avec lequel tu travailles moins de 25 jours/an apparaît en orange (risque formateur occasionnel), moins de 30 en rouge.
💾 Sauvegarde et restauration
Deux niveaux de sauvegarde disponibles :
• Backup rapide (JSON, ~500 Ko) : tes données de gestion (clients, devis, factures, articles, formateurs, émargements, questionnaires, paramètres). Suffisant pour une sauvegarde quotidienne.
• Backup TOTAL (ZIP, plusieurs Mo) : tout ce qui précède + tous les PDFs archivés dans les dossiers clients (conventions, contrats, émargements signés, factures PDF, etc.). Recommandé une fois par mois ou avant changement de Mac.
⚡ Backup rapide
JSON avec toutes tes données de gestion. Léger (<1 Mo), instantané. Idéal en sauvegarde régulière.
📦 Backup TOTAL (recommandé)
ZIP avec données + tous les PDFs des dossiers clients. Plus volumineux mais sauvegarde complète pour audit ou changement de Mac.
⚠️ Restaurer écrase les données actuelles. Avant toute restauration, fais un export du jour pour pouvoir revenir en arrière si besoin.
⚡ Émargements digitaux (cloud)
✅
Émargements cloud activés
Tu peux utiliser le QR code en plein écran et la signature temps réel sans rien configurer. Infrastructure Qualiopilot — Google Cloud Europe-Ouest, conforme RGPD.
Ce qui est inclus dans ta licence Qualiopilot :
• Stockage cloud temporaire des sessions d'émargement (Firebase Firestore Europe-Ouest)
• Page publique de signature pour les stagiaires (qualiopilot-sign.netlify.app)
• Suppression automatique des données cloud après archivage local du PDF
• Quota inclus : illimité dans la limite raisonnable du tier gratuit Firebase (largement suffisant pour 100+ sessions/mois)
⚙ Paramètres avancés (optionnel — pour techniciens uniquement)

Si tu souhaites héberger toi-même l'infrastructure cloud (ton propre projet Firebase + ta propre page Netlify), pour une isolation maximale ou des exigences RGPD spécifiques :

  • Crée un projet Firebase et une page Netlify (procédure dans le Manuel)
  • Renseigne ci-dessous tes propres identifiants pour basculer en mode self-hosted

⚠ Cette option est désactivée par défaut. Tant que tu ne la touches pas, tout fonctionne avec l'infrastructure Qualiopilot.

Cette fonctionnalité sera activable en V2. Pour l'instant, tu utilises l'infra mutualisée Qualiopilot (recommandé).

🎨 Logo, cachet et signature de l'organisme

Personnalise ton organisme avec ton propre logo, cachet officiel et signature. Ils seront utilisés partout dans l'app : barre latérale, en-têtes de PDF, factures, devis, conventions, attestations, etc.
Format recommandé : PNG avec fond transparent, 400×400 px minimum. JPG accepté aussi.
Signature : signe sur papier blanc, scanne ou photographie, puis upload — le fond blanc est supprimé automatiquement.

⭐ Logo de l'organisme
🖼️
Apparaît dans la barre latérale et l'en-tête des PDF.
🛡 Cachet / sceau officiel
🛡
Apparaît sur les zones signature des conventions, attestations, certificats.
✍️ Signature manuscrite (fond transparent automatique)
✍️
Conseil : signe au feutre noir sur papier blanc, photographie ou scanne, puis upload. Le fond blanc devient automatiquement transparent.
Apparaît sur : conventions, contrats, convocations, attestations, certificats, émargements, analyses besoin/prérequis, questionnaires à chaud.
🗜 Images trop lourdes ? Si tes mails avec PJ échouent, c'est probablement que ton cachet ou ton logo embarqués dans les PDF sont trop volumineux (limite 6 Mo par mail).
💡 Les images sont déjà persistées automatiquement à l'upload. Ce bouton est juste une confirmation.
🔗 Connexion Google Agenda (synchro automatique — bêta)
📅 Export agenda fichier (.ics) pour Google / Apple / Outlook
🔑 Licence — Période d'essai et activation
🔢 Numérotation des documents (devis / factures / avoirs)

Format réglementaire : DEV-26-001 / FACT-26-001 / AVOIR-26-001. La séquence est continue et chronologique (CGI art. 242 nonies A). Au 1ᵉʳ janvier, le compteur revient à 001 et l'année dans le préfixe s'incrémente automatiquement.

📊 Prochain numéro qui sera attribué
📥 Import historique (reprise depuis un autre logiciel UNIQUEMENT)
⚠ À utiliser uniquement dans 2 cas :
  • Vous démarrez Qualiopilot Pro après avoir utilisé un AUTRE logiciel de facturation
  • Vous migrez vos données depuis une autre installation (sans backup ZIP exploitable)
❌ NE PAS utiliser pour repartir à zéro en début d'année — le passage d'année se fait automatiquement le 1ᵉʳ janvier (FACT-26-XXX → FACT-27-001).

Indique le dernier numéro utilisé dans l'autre logiciel. La séquence Qualiopilot continuera à partir de N+1, garantissant l'absence de doublon (CGI art. 242 nonies A).

🔒 Verrouillage des compteurs (production)

Quand votre installation est opérationnelle, verrouillez les compteurs et le format pour garantir l'intégrité fiscale. Une fois verrouillé : impossible de modifier les compteurs ou d'utiliser l'import historique sans saisir votre mot de passe administrateur.

🎨 Personnalisation des documents (PDF)

Personnalise les couleurs, la police et le texte du bandeau qui apparaissent dans tous tes documents générés (factures, devis, conventions, attestations, feuilles d'émargement, bilans…). La disposition et la taille des polices ne changent pas.

👁 Aperçu live du bandeau

💡 Cet aperçu illustre le haut de tes factures/devis. Le rendu PDF final peut varier très légèrement selon la police choisie.

📤 Envoi factures par email (Mailjet)

Mailjet permet d'envoyer les factures directement avec PDF en pièce jointe, sans passer par Mail.app.
Compte gratuit jusqu'à 6000 emails/mois, pièces jointes jusqu'à 15 MB. mailjet.com
Récupère tes clés sur app.mailjet.com/account/apikeys

🛰 Proxy d'envoi — Par défaut, l'envoi passe par l'infrastructure Qualiopilot (sign.qualiopilot.eu). Ce proxy ne stocke aucune donnée, il transmet juste tes appels à Mailjet en contournant les blocages CORS. Ne change cette URL que si tu héberges ton propre proxy.
📨 Modèle d'email par défaut (objet + message)

Texte pré-rempli automatiquement dans la modale d'envoi quand tu cliques ✉ sur un document. Tu peux toujours le modifier au cas par cas avant l'envoi.

💡 Tu peux personnaliser ces textes une fois pour toutes — ils seront utilisés sur tous les envois Mailjet (factures, devis, conventions, attestations…).
💳 Coordonnées bancaires
👁 Aperçu bas de facture
Paramètres du document
⚙ Détails avancés (lieu, dates, durée, OPCO, stagiaires)
📚 Catalogue, Plans & Livret
📋 Procédures (Qualiopi)
🎮 Supports pédagogiques

Renseignez les informations à gauche puis cliquez sur le document à générer. Le PDF se télécharge instantanément avec vos coordonnées et celles du client.

📝Convention de formation
Convention bipartite (entreprise/OPCO) — Art. L.6353-1 du Code du travail — pour formation salarié
📜Contrat de formation (particulier)
Contrat individuel — Art. L.6353-3 à L.6353-7 du Code du travail — pour personne physique payant à titre privé · Délai de rétractation 10 j
✉️Convocation à votre formation
Lettre de convocation Qualiopi 9.2 — confirme la participation, planning des sessions, lieu, matériel · Reprend automatiquement les dates du devis
📋Programme de formation
Objectifs, contenu modulaire, methodes pedagogiques, evaluation, profil formateur
✍️Feuille émargement
Grille matin et apres-midi par journee, signatures stagiaire et formateur, conforme Qualiopi
🏅Attestation fin de formation
Attestation individuelle, competences acquises, signature et cachet, format A4
🎓Certificat de réalisation
Certificat de realisation, obligatoire pour facturation OPCO, conforme article L.6353-1
🔍Analyse du besoin / Diagnostic
Evaluation des competences initiales (echelle 1-5), preferences pedagogiques, contraintes, demandes specifiques — Qualiopi
📋Analyse des prérequis (imprimable)
PDF 2 pages à imprimer : page 1 = auto-évaluation stagiaire (français, attentes, situation pro), page 2 = grille formateur (lire/écrire/parler français, calcul de base, décision pédagogique). Conforme indicateur 12.
📊Questionnaire de positionnement
25 questions HACCP / hygiene alimentaire — evaluation AVANT la formation — echelle de notation
❄️Évaluation à froid prescripteur / financeur
Évaluation des impacts à froid (~3-6 mois après) par le prescripteur ou financeur — objectifs atteints, indicateurs quantitatifs / qualitatifs, qualité de gestion administrative
🧊Enquête satisfaction à froid stagiaire
Envoyée 3 mois après la formation au stagiaire — Phil-Good et moi, ma formation, formation collective (si applicable), mon formateur — Outil Qualiopi 2.3.b
📈Questionnaire d'évaluation finale
Mêmes 25 questions HACCP — evaluation APRÈS la formation — pour mesurer la progression de l'apprenant
🌡️Questionnaire à chaud formateur
Evaluation qualite par le formateur — 11 criteres notes de 1 a 5 — axes amelioration et points forts
Article / Prestation
✎ Modifier les textes —
Personnalise les libellés et phrases-types. La mise en page reste inchangée. Les variables entre accolades (ex : {org}) sont remplacées automatiquement.
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DésignationCatégoriePrix HT